Pancake Facebook là gì? Chức năng và hướng dẫn sử dụng Pancake Facebook

by HoangGH 7.26K views

Pancake Facebook là phần mềm giúp bạn quản lý Fanpage hiệu quả hơn. Với nhiều tính năng ưu việt, Pancake là một cánh tay phải đắc lực cho các chủ shop đang kinh doanh online. Đây là phần mềm được sáng tạo và phát triển bởi người Việt.

Hãy cùng HoangGH tìm hiểu Pancake Facebook là gì? tính năng và cách sử dụng nó như nào nhé!

Mục lục

Phần mềm Pancake Facebook là gì?
Các chức năng chính của phần mềm Pancake Facebook
Hướng dẫn sử dụng phần mềm Pancake Facebook v2

Phần mềm Pancake Facebook là gì?

Pancake là một công cụ hỗ trợ bạn quản lý Fan Page, Shopee, Instagram, chăm sóc khách hàng và bán hàng trực tuyến. Ứng dụng dễ dàng sử dụng và đặc biệt là không cần tải về và cài đặt

Để sử dụng phần mềm Pancake hiệu quả, bạn nên lựa chọn chuẩn xác số lượng Fanpage, Shopee, Instagram … cần quan sát cũng như quản lý. Các bình luận trong trang cá nhân có những yếu tố nhạy cảm để xây dựng đơn hàng như: tư vấn, xin giá, inbox… nếu không có thì cũng không cần thiết phải sử dụng.

Các chức năng chính của phần mềm Pancake Facebook

Quản lý Fanpage, Shopee, Instagram
Tạo đơn hàng nhanh chóng.
Quản lý kho, đơn hàng.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Pancake Facebook v2

Quản lý Fanpage, Shopee, Instagram

1. Quản lý bình luận, tin nhắn

Mô tả

Là một trong những tính năng nổi bật nhất của Pancake Facebook, áp dụng chế độ thời gian thực (Real-time update), đảm bảo cho việc tổng hợp một cách đầy đủ các trao đổi tới Fanpage của bạn trong thời gian ngắn nhất.

Các bài viết cũ trên Facebook (khoảng sau một tuần) thì sẽ không báo đủ thông báo (bình luận), nhưng với pages.fm, mọi bình luận, tin nhắn xuất hiện trên Fanpage của bạn đều được tự động tổng hợp và hiển thị ngay tại giao diện trao đổi.

Sử dụng

Với mục đích giúp các bạn có thể trả lời bình luận, tin nhắn một cách nhanh chóng nhất, pages.fm tự động tổng hợp tất cả các trao đổi về một giao diện duy nhất, cũng như cung cấp những nút chức năng cơ bản ngay dưới nội dung trao đổi như like, ẩn, xóa, xem bình luận trực tiếp trên facebook, phản hồi riêng tư bằng tin nhắn từ bình luận cho khách (chỉ hoạt động đối với các Fanpage đã được Facebook cập nhật chức năng gửi tin nhắn cho khách trước).

Bên cạnh đó, tại ô nhập nội dung phản hồi, bạn có thể lựa chọn trả lời theo các mẫu trả lời nhanh và chèn ảnh.

Tại phần thông tin khách hàng, pages.fm có để phần tạo ghi chú để page có thể lưu lại những gì cần thiết về khách hàng như các thắc mắc về sản phẩm hay báo xấu hoặc bất cứ lý do nào. Về sau ở bất cứ trao đổi nào của khách hàng đó trên page thì sẽ đều hiện ra nội dung ghi chú trước đó đã từng tạo cho khách hàng đó.

Nếu vô tình bấm vào đoạn hội thoại mà bạn chưa thể xử lý luôn bạn chỉ cần bấm vào biểu tượng đánh dấu chưa đọc thì cuộc trao đổi ấy lại trở về trạng thái thông báo mới.

Phía dưới có phần đơn hàng. Ở đây bạn sẽ biết được lịch sử giao dịch với khách hàng đó, tránh tình trạng tạo nhiều đơn hàng trùng lặp.

Riêng phần gửi ảnh cho khách hàng qua tin nhắn bạn phải tải Extension của Pancake Facebook mới có thể gửi được.

Bạn click vào link này bấm Thêm vào chrome hoặc Add to chrome, sau đó về pancake nhấn tổ hợp Ctrl + Shift + R để reload lại là sẽ gửi được ( lưu ý là chỉ hỗ trợ trên chrome và cốc cốc nha)
https://chrome.google.com/webstore/detail/pancake-v2/oehooocookcnclgniepdgaiankfifmmn

2. Gắn thẻ màu

Cho phép hiển thị tin nhắn, bình luận theo mục đích riêng của người sử dụng.

Pancake Facebook cũng cho phép bạn chỉnh sửa nội dung các thẻ màu để phù hợp với sở thích cũng như quá trình hoạt động của Fan Page. Để chỉnh sửa nội dung của thẻ màu, bạn vào phần cài đặt chung và chọn trực tiếp vào tên của thẻ để thay đổi.

Nếu công việc của bạn cần gắn nhiều thẻ màu trên cùng một hội thoại thì bạn cần kích hoạt chế độ sử dụng nhiều thẻ và lưu lại.

Nếu không bật chế độ này mặc định mỗi cuộc hội thoại chỉ có thể gắn được một thẻ màu. Tối đa tạo được 12 thẻ màu, bạn có thể thêm bớt trong giới hạn đó.

Khi cần tìm các hội thoại theo thẻ màu bạn bấm vào màu mà bạn cần lọc ở khu vực như hình phía dưới. Bạn có thể kết hợp giữa lọc thẻ màu và thanh công cụ lọc phía bên tay trái, Pancake sẽ lọc tất cả các trao đổi có gắn thẻ màu đó để bạn giảm đi được thời gian tìm kiếm, giúp việc bán hàng được hiệu quả hơn rất nhiều.

Ở cạnh bộ lọc thẻ màu là ô tìm kiếm. Tại đây bạn có thể tìm kiếm đoạn hội thoại của khách hàng bằng cách nhập vào ô tìm kiếm tên khách hàng hay số điện thoại của khách hàng đó và gõ enter để tìm kiếm, kết hợp cùng các bộ lọc nếu cần thiết.

Chú ý

Thông tin của bình luận vẫn lưu trong pages.fm ngay cả khi bình luận hoặc cả bài viết bị xóa trên Facebook.
Để không bị sót trao đổi trong Fan Page, bạn nên kích hoạt chế độ “hiển thị hội thoại chưa đọc trên đầu” trong phần cài đặt chung của pages.fm
Khi sử dụng pages.fm, nếu thấy không hiển thị ảnh hoặc không thể chèn ảnh vào bình luận, có 2 lí do chính đó là bạn chưa đăng nhập Facebook, hoặc là file host dùng để vào Facebook của bạn không phù hợp. Bạn có thể khắc phục bằng cách đăng nhập vào Facebook ở một thẻ khác của trình duyệt hoặc bật chế độ sửa lỗi ảnh không hiển thị ở trong phần cài đặt.
Bạn có thể quản lý nhiều Fanpage khác nhau bắng cách mở nhiều thẻ trên cùng một trình duyệt.
Khi gặp những đối tượng có biểu hiện spam, gây rối hoặc hành vi xấu gây ảnh hưởng tới Fan Page, bạn có thể tiến hành chặn Facebook ID ngay tại giao diện trao đổi bằng cách nhấp chuột vào nút chặn phía bên phải khung trao đổi, dưới tên khách hàng.
Nếu muốn xem lại đoạn hội thoại với khách hàng trên facebook bạn bấm vào dấu mũi tên trên cùng của khung trao đổi.
Còn muốn biết thông tin về trang cá nhân của khách hàng bạn chỉ cần click chuột vào avatar của khách hàng đó thì sẽ hiện ra một cửa sổ mới bên cạnh là facebook của khách hàng đó luôn.

3. Gộp pages

Bạn có nhiều pages cần quản lý, có thẻ sử dụng chức năng gộp pages để bình luận và tin nhắn sẽ được gom về chung 1 giao diện hội thoại để xử lý

Lưu ý:

Các page gộp phải có gói cước nếu không có gói cước sẽ bị báo lỗi
Gộp pages chỉ gom cmt và ib về chung 1 giao diện, tất cả các cài đặt khác theo cài đặt riêng của từng page

4. Chức năng chia hội thoại cho nhân viên

Chức năng này chỉ admin của page mới sử dụng được, Ai được chia hội thoại nào thì xem đc hội thoại đó, TK admin mặc định nhìn thấy tất cả các cuộc hội thoại

Chia thủ công

Để chia bạn chỉ cần mở hội thoại cần chia ra sau đó chọn nhân viên để chia

Hệ thống chia tự động

Để sử dụng chức năng này bạn vào phần Cài đặt => Chế độ Xoay vòng (mục này chỉ admin trên page mới thấy). trong này có 2 chế độ chia

1 là chia đều cho các TK đang trực tuyến

để dùng thì bạn bật lên, còn các NV đang online muốn chia thì qua phần hội thoại, bật bộ lọc chia đều tin nhắn cho các TK đang online hệ thống sẽ random chia hội thoại mới về cho 1 trong các TK đang online

2 là chia đều cho các TK đc chọn

Bạn chọn cmt và tin nhắn chia cho ai thì hệ thống sẽ chia cho người đó. trong này có các options

Chia lại hội thoại nếu sau khoảng thời gian chưa có ai đọc

Chia lại hội thoại nếu sau khoảng thời gian chưa có ai đọc Chia theo trạng thái trực tuyến:

Ưu tiên tài khoản đang trực tuyến
Chỉ chia khi có tài khoản trực tuyến
Phân lại hội thoại nếu các tài khoản được phân không có ai trực tuyến

Nhân viên không được chọn sẽ được xem tất cả các cuộc hội thoại

Để hệ thống chia nhân viên cần bật Available
Trong TH để away (giống với chức năng Tạm Tắt trong bảng chọn nhân viên chia) hệ thống sẽ ko chia hội thoại mới, nhân viên chỉ nhận được hội thoại cũ đã được phân công.

5. Chức năng ẩn bình luận

Mô tả

Chức năng này kích hoạt sẽ giúp các bạn có thể tự động ẩn, tự động hiện sau khi ẩn theo khoảng thời gian cài đặt các bình luận của khách hàng.

Ngoài ra còn có thêm tính năng lọc chỉ ẩn những bình luận có số điện thoại. Khi bạn bật chế độ này thì chỉ các bình luận chứa số điện thoại mới được ẩn, còn các bình luận khác vẫn hiện bình thường.

Còn bạn muốn bỏ ẩn bình luận của khách hàng sau thời gian bao lâu thì bật chế độ tự động bỏ ẩn bình luận và chọn khoảng thời gian để bỏ ẩn.

Sử dụng

Để sử dụng chức năng này bạn phải làm theo 2 bước.

Bước 1: Vào mục cài đặt của Pancake để thiết lập cài đặt.

Ví dụ: trên hình bạn đang cài đặt chế độ chỉ ẩn bình luận chứa số điện thoại, và bình luận đó sẽ tự động được bỏ ẩn sau 1 ngày.

Bước 2: Bạn phải vào mục bài viết của Pancake và tích vào ô “ẩn bình luận” của các bài viết bạn muốn ẩn.

Làm đủ 2 bước này thì chắc chắn bình luận của khách hàng về đến Pancake sẽ được hệ thống xử lý và ẩn cho page của bạn.

Chú ý

Các bình luận không bị ẩn đối với các tài khoản là quản trị viên của Fan Page và các tài khoản đã là bạn của tài khoản bình luận. và không ẩn bình luận của người có vai trò trên trang
VD : như bình luận của A trên Fan Page, dù bạn đã cài đặt ẩn đối với bình luận của A nhưng bình luận của A vẫn hiện đối với B- bạn của A và C-Quản Trị Viên của Fan Page. Vì vậy khi bạn muốn kiểm tra mình thiết lập ẩn có thành công hay không thì nên đăng nhập vào một tài khoản Facebook ngoài 2 đối tượng được kể ở trên.
Nếu bạn muốn thiết lập ẩn vĩnh viễn thì chỉ cần không thiết lập chế độ ” tự động bỏ ẩn bình luận ” trong phần cài đặt.

6. Chức năng trả lời nhanh theo mẫu

Mô tả

Chức năng giúp bạn trả lời nhanh tin nhắn, bình luận của khách hàng theo các câu trả lời có sẵn sau khi cài đặt thành công trên pages.fm.

Sử dụng

Để sử dụng chức năng này trước tiên bạn phải vào mục cài đặt, chọn hỗ trợ trả lời, sau đó soạn câu trả lời nhanh theo ý muốn của page. Bạn có thể tạo ra nhiều câu trả lời nhanh để trả lời khách hàng theo mục đích của từng Fanpage. Bạn nhớ lưu 2 lần (cả phần khoanh đỏ trong hình) để cập nhật thành công câu trả lời nhanh của bạn nhé.

Sau khi cài đặt câu trả lời nhanh thành công bạn có thể sử dụng để trả lời khách hàng bằng cách nhấp vào biểu tượng được khoanh tròn như hình phía dưới và chọn câu trả lời phù hợp.

Để linh hoạt hơn bạn sử dụng phím tắt cho mẫu câu trả lời nhanh bằng cách nhấn phím “/” và “số thứ tự câu trả lời nhanh”

Sau đó nhấn Enter hệ thống sẽ tự động nhảy ra câu trả lời nhanh có số thứ tự đó.

7. Chức năng bỏ qua bình luận của bài viết

Mô tả

Chức năng bỏ qua bình luận là chức năng giúp tự động lọc ra các bình luận ở một bài viết xác định. Khi thiết lập “bỏ qua bình luận” tất cả các bình luận trong bài viết đó sẽ được hệ thống tự động đánh dấu là đã đọc và không thông báo khi có bình luận mới.

Sử dụng

Để kích hoạt chức năng bỏ qua bình luận, bạn chọn chức năng bài viết trên thanh công cụ của pages.fm và tích vào ô bỏ qua bình luận ở bài viết bạn không muốn nhận thông báo.

8. Thống kê

Pages.fm thu thập những số liệu bình luận, tin nhắn có trong Fan Page của bạn và biểu thị dưới dạng biểu đồ giúp bạn quản lý Fan Page, tình trạng kinh doanh của mình, khả năng làm việc của các nhân viên trực page một cách trực quan và chính xác nhất.

Thống kê tổng quát
Chi tiết theo giờ
Tải về

9. Hệ thống báo xấu

Một điều đặc biệt chỉ có ở Pancake đó chính là danh sách khách hàng xấu.

Điều này giúp cho các shop tránh được tối đa những rủi ro với các khách hàng không tiềm năng này.

Nếu khách hàng có động cơ không tốt ta báo xấu bằng cách chọn vào mục báo xấu và điền thông tin, lý do.

Nếu khách hàng đó để lại số điện thoại đã bị báo xấu hoặc comment, inbox thì ngay lập tức hệ thống sẽ phát hiện và thông báo cho người dùng của pancake.

Bấm vào dấu chấm than để biết lý do như hình phía dưới.

Tạo đơn hàng

Với mong muốn hỗ trợ bán hàng một cách tối ưu, pages.fm cho phép bạn tạo đơn hàng nhanh ngay trên giao diện trao đổi.

Để tạo được đơn hàng trên pages.fm bạn phải là quản trị viên của Fanpage hoặc được sự cho phép của admin trên pos.pages.fm. Bạn nên tạo kho và sản phẩm trên pos trước thì việc tạo đơn hàng bên pages.fm mới dễ dàng thực hiện.

( Tạo kho và sản phẩm trên pos được hướng dẫn cụ thể ở phần 3, quản lý kho hàng, đơn hàng, thống kế. Bạn làm bắt đầu từ cấu hình đến sản phẩm rồi đến nhập hàng.)

Khi tạo đơn hàng bạn cần điền đầy đủ các thông tin yêu cầu và lưu lại. Sau khi tạo thành công đơn hàng trên pages.fm thì đơn hàng đó sẽ dược cập nhật ngay trên bản pos.pages.fm. Và ở phần thông tin

Quản lý kho hàng, đơn hàng

Cách đăng nhập Pos của Pancake

Pos chuyên về kho hàng, đơn hàng, in đơn, báo cáo doanh thu của cửa hàng.

Để đăng nhập sử dụng pos, bạn vào bằng đường link: https://pos.pages.fm

Khi đăng nhập, giao diện sẽ hiện các trang mà bạn có vai trò là quản trị viên.

Nếu chưa xuất hiện bạn nhấn vào nút mũi tên xoay tròn cạnh danh sách cửa hàng để tải trang.

Lưu ý nếu bạn là biên tập viên thì khi đăng nhập bạn sẽ nhận được thông báo không đủ quyền hạn.

Khi đó bạn cần báo với quản trị viên của trang vào cấu hình nhân viên trong pos để chọn bạn vào sử dụng.

Trường hợp các page bán chung mặt hàng thì bạn có thể gộp page để rút ngắn thời gian tạo kho, sản phẩm. Đồng thời quản lý được cả 2 page trên cùng 1 cửa sổ làm việc),

Để làm được điều này bạn bấm vào nút thêm cửa hàng ở góc bên phải để nhập tên cửa hàng và chọn các page muốn gộp chung.

Cấu hình kho

Để sử dụng pos bạn cần Truy Cập vào shop và cần phải tạo kho hàng đầu tiên.

Việc tạo kho hàng hết sức đơn giản, bạn vào cấu hình chọn cấu hình kho sau đó điền đẩy đủ thông tin và bấm Lưu

Nếu bạn có nhiều kho hàng bạn có thể tạo thêm, hay trong quá trình điền thông tin kho bị sai sót cũng có thể chỉnh sửa đươc.

Sau khi tạo xong kho sẽ có dạng như phía dưới như hình trên

Cấu hình nhân viên

Mặc định trên pos.pages.fm các quản trị viên sẽ được sử dụng, ngoài ra các nhân viên khác phải được sự cho phép của quản trị viên thì mới có quyền truy cập trang.

Quản trị viên phân quyền cho các nhân viên theo các tính năng bằng cách tích vào mục Cấu hình => Nhân viên tích ô trước các tính năng đó, sau đó lưu lại để hoàn tất việc thêm nhân viên sử dụng.

Cấu hình mẫu in

Mẫu in mặc định chứa các thông tin như hình minh họa phía dưới.

Để cấu hình mẫu in Bạn bấm vào nút Cấu Hình => Mẫu In => Tạo Mẫu In

Bạn có thể tạo mẫu in mới đặt tên, chọn kích thước và tích vào mặc định nếu muốn in từng đơn hàng, nội dung mẫu in theo cài đặt của bạn. Khi đó bạn có thể thay đổi bằng cách thêm bớt nội dung, tùy chỉnh phông chữ, kích thước chữ, hàng, cột, chèn ảnh, link như mong muốn.

Lưu ý để lưu được mẫu in mới bạn phải chú ý điền đầy đủ cả tên mẫu in và lưu lại.

Bấm vào “sửa mẫu in” để thay đổi mẫu in đã tạo trước đó.

Thiết lập sản phẩm

Sau khi tạo xong kho hàng, bước tiếp theo phải làm là bạn tạo sản phẩm.

Muốn tạo được sản phầm trong Pos bạn vào mục Sản Phẩm => Quản Lý Sản Phẩm => Bấm vào nút Dấu + màu đỏ để thêm Sản phẩm mới, bạn cần điền đầy đủ các thông tin yêu cầu trong khung như: danh mục, tên sản phẩm, Nếu sản phẩm có nhiều thuộc tính b bấm thêm thuộc tính rồi nhập tên và giá trị thuộc tính

Sau đó bấm vào nút Mẫu Mã thêm hình ảnh, barcode, trọng lượng, giá…

Nếu sản phẩm của bạn có nhiều thuộc tính bạn có thể bấm vào ô thêm thuộc tính để thêm theo đặc thù sản phẩm của bạn.

Phần giá trị thuộc tính, các bạn lưu ý giữa các giá trị cách nhau bởi dấu enter.

Sản phẩm có bao nhiêu thuộc tính phải điền đầy đủ bấy nhiêu mẫu mã.Bấm vào phần thêm mẫu mã bạn phải điền đầy đủ thông tin của sản phẩm mang thuộc tính đó.

Riêng phần số lượng bạn sẽ thêm ở phần nhập hàng sau khi tạo xong được sản phẩm đó.

Chú ý

Số lượng tổng của sản phẩm chính là tổng số lượng của sản sẩm đó ban đầu có trong các kho hàng. Tổn kho là số lượng sp hiện tại còn trong kho
Nếu xóa sản phẩm có số thứ tự n thì sản phẩm tiếp theo sau khi thêm vào sẽ có số thứ tự là n+1 chứ không phải thứ n thay thế sản phẩm n đã xóa.
Sau khi tạo xong sản phẩm bạn cũng có thể chỉnh sửa lại các thông tin của sản phẩm đó.

Quản lý nhập hàng

Nhập hàng là bước tếp theo sau bước tạo sản phẩm.

Ở mục Sản phẩm => Nhập hàng => Dấu + màu đỏ để tạo phiếu nhập

Việc này giúp bạn quản lý được số lượng hàng hóa của bạn đã bán ra và tồn trong kho là bao nhiêu. Từ đó điều chỉnh được số lượng hàng hóa và liên quan đến thống kê doanh thu của cửa hàng.

Bạn chọn kho và thêm ghi chú nếu cần, nhập tên Sản phẩm hoặc barcode đã tạo trong phần sản phẩm. Sau đó nhập số lượng cho sản phẩm đó rồi lưu lại.

Trong trường hợp bạn điền sai bất cứ thông tin nào ở phiếu nhập, bạn chỉ có thể thay đổi được ghi chú, còn các thông tin còn lại ko được phép thay đổi. Và nếu cần thiết bạn phải hủy phiếu nhập đó để tạo mới.

Các thông tin ở phiếu nhập đã hủy vẫn được lưu trữ trong phần nhập hàng.

Sau khi nhập thành công phần nhập hàng sẽ cho ta các thông tin sau:

Số thứ tự phiếu nhập.
Tên Người lập phiếu.
Tên kho.
Ghi chú của phiếu nhập.
Tổng số lượng hàng nhập về kho.
Số lượng hàng còn lại trong kho.
Tổng số tiền: giá trị tiền nhập về số hàng hóa đó( giá trị gốc).
thời điểm nhập kho.

Quản lý đơn hàng

Khi khách hàng để lại số điện thoại trên fan page thì lập tức ở Pos sẽ hiện ra khách hàng và số điện thoại của khách hàng đó để lại như hình phía dưới(nếu ở bên pages.fm chúng ta đang để chế độ tự động tạo đơn hàng trong phần cài đặt).

(Trong trường hợp bên pages.fm chúng ta không để chế độ tự động tạo đơn hàng thì bên pos chỉ chứa các đơn hàng được tạo từ bên pages.fm hoặc các đơn hàng mới tự tạo trên pos.)

Tạo đơn hàng trực tiếp từ pancake

Để lên đơn hàng từ pancake bạn chỉ cần mở hội thoại với khách hàng mua hàng, sau đó Click vào Tạo Đơn rồi nhập đầy đủ thông tin cuối cùng bấm Lưu
Đơn hàng được tạo thành công sẽ được lưu trữ tạo Mục đơn hàng của pos