5W1H là gì? Ý nghĩa và ứng dụng của 5W1H trong thực tế

5W1H là một mô hình đã quá quen thuộc được sử dụng trong nhiều lĩnh vực từ marketing, SEO, đến kinh doanh.

Thực tế, doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều vấn đề hàng ngày, việc không thể tìm ra cách giải quyết cụ thể là điều rất dễ gặp phải. 5W1H chính là công cụ giúp doanh nghiệp định hình mọi thứ một cách cụ thể và đúng đắn.

Vậy cụ thể 5W1H là gì? Ý nghĩa & ứng dụng của 5W1H? Cùng tìm hiểu với HoangGH nhé!

5W1H là gì?

5W1H là cụm từ viết tắt của What – When – Where – Why – Who – How. Đây là mô hình giúp bạn xác định mục tiêu, kế hoạch và các bước thực hiện cụ thể cho một dự án hay ý tưởng. 5W1H được dùng phổ biến trong marketing bởi sự đơn giản, dễ hiệu và tính ứng dụng cao trong nhiều công việc. Chúng giúp các nhà kinh doanh, nhà quản lý nhanh chóng có những quyết định đúng đắn để đạt được mục tiêu đề ra.

Tại sao 5W1H quan trọng?

5W1H quan trọng là vì mô hình này giúp bạn xác định được mục tiêu, phạm vi, tối ưu quá trình đưa ra quyết định và cải thiện khả năng ghi nhớ. Từng mục sẽ được Unica bật mí ngay dưới đây:

1. Giúp xác định mục đích và phạm vi

Mô hình 5W1H gồm bộ 5 câu hỏi What – When – Where – Why – Who – How. Mỗi câu hỏi này sẽ giúp bạn giải đáp từng thắc mắc của một vấn đề cụ thể. Từ đó, bạn sẽ xác định được mục tiêu và phạm vi của vấn đề. Khi phạm vi và mục đích đã được làm rõ, bạn sẽ dễ dàng hơn trong làm việc thực hiện từng đầu mục công việc để đạt được kết quả cuối cùng.

2. Tối ưu hóa quá trình đưa ra quyết định

Quá trình đưa ra quyết định là một giai đoạn kéo dài nhiều giờ, nhiều ngày, thậm chí là nhiều tháng. Khi thiết lập được mô hình 5W1H, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về vấn đề mình đang xử lý. Nhờ đó, việc đưa ra quyết định cũng sẽ được tối giản hóa và đơn giản hơn. Thời gian đưa ra quyết định cuối cùng cũng sẽ được rút ngắn giúp bạn có nhiều thời gian để xử lý những công việc khác.

3. Cải thiện khả năng ghi nhớ

Theo nghiên cứu khoa học, bộ não của người ghi nhớ hình ảnh tốt hơn các con số và chữ cái. Khi sử dụng mô hình 5W1H, bạn có thể dùng các hình khối để tạo lập bộ 5 câu hỏi What – When – Where – Why – Who – How. Phần trên cùng của mỗi hình khối sẽ là các chữ cái tương ứng với bộ 5W1H, còn phần bên dưới sẽ là nơi trả lời các câu hỏi tương ứng. Để tăng thêm phần sinh động, bạn nên dùng các màu sắc cho từng khối hình, mà

Ưu điểm của phương pháp 5W1H

• Đơn giản: bạn dễ thực hiện, không cần thiết qua một khóa đào tạo nào cả. Tất cả bạn cần làm là trả lời các câu hỏi của 5W1H.
• Đa năng: không chỉ trong hoạt động kinh doanh, 5W1H cũng được dùng để thiết kế quy trình mới hoặc khắc phục một vấn đề nào đó trong lĩnh vực như SEO, Content, quản trị nhân sự,…
• Hệ thống và bao quát: các câu hỏi của 5W1H được xây dựng logic, trả lời được các câu trên đã giúp bạn có cái nhìn tổng quát và cụ thể nhất về vấn đề hoặc đối tượng bạn quan tâm.

Ý nghĩa của từng thành phần trong phương pháp 5W1H

W – What: cái gì?

Khi bắt tay vào một dự án, câu hỏi đầu tiên sẽ là bạn cần làm cái gì, đây chính là câu hỏi What. Bạn sẽ phải mô tả nhiệm vụ, vấn đề, đặc điểm… của dự án. Bạn có thể tham một số gợi ý như:

• Đó là dự án gì?
• Dự án đề cập đến vấn đề gì?
• Sự khác biệt giữa dự án của bạn với các đối thủ trên thị trường là gì?
• Dự án có những hoạt động cụ thể là gì?

W – When: khi nào?

Bất cứ khi thực hiện một việc gì, ban cần phải xác định được thời gian. Vì khi đã có timeline cụ thể sẽ giúp bạn có kế hoạch phù hợp nhằm đảm bảo đúng tiến độ của dự án. Để làm rõ câu hỏi này, bạn sẽ trả lời các câu hỏi như:

• Dự án sẽ được diễn ra khi nào?
• Mất bao lâu để chuẩn bị cho dự án?
• Tần suất xuất hiện của chiến dịch marketing như thế nào?
• Thời gian quảng bá bao lâu là ổn nhất?
• Thời điểm nào khách hàng có khả năng quan tâm và mua sản phẩm của bạn cao nhất?

W – Where: ở đâu?

Đây là câu hỏi diễn đạt địa điểm của sự kiện hay dự án. Bạn phải đưa ra ý tưởng về nơi tổ chức dự án sao cho tính tiện lợi cho khách hàng tham gia cũng như đội ngũ nhân viên thực hiện. Cá câu hỏi cần làm rõ như:

• Dự án này nên quảng bá online hay trực tiếp ?
• Nếu quảng cáo online: Facebook, Titok, Google, các sàn thương mại thì nên chọn nền tảng nào?
• Nếu quảng cáo trực tiếp: vị trí tổ chức ở đâu: siêu thị, cửa hàng? khách hàng có dễ tiếp cận khu vực này không?
• Sản phẩm, mặt hàng này được ưa chuộng ở vùng miền nào?

W – Why: tại sao?

Có thể nói Why là từ khóa quan trọng của 5W1H quyết định đến sự thành công của dự án. Điều này cũng dễ hiểu, vì khi bạn biết được các lý do vì sao từ đó sẽ có được những đường bước tiếp theo để hoàn thiện dự án tốt hơn. Cụ thể như:

• Dự án này được thực hiện nhằm mục đích gì?
• Tại sao khách hàng chọn lựa dự án của bạn thay vì chọn của đối thủ?
• Vì sao sản phẩm của bạn chưa thuyết phục được nhiều khách hàng?
• Nhân viên của bạn vì sao chưa làm hết khả năng?

W – Who: là ai?

Câu hỏi này nhằm xác định đối tượng liên quan, người chịu trách nhiệm của dự án. Cụ thể:

• Khách hàng tiềm năng của sản phẩm này là ai?
• Ai phụ trách chính dự án này?
• Nhà tài trợ sự kiện là đơn vị nào?
• Bạn sử dụng nguồn nhân lực của doanh nghiệp hay nguồn outsourcing?

H – How: như thế nào?

Từ khóa cuối cùng của nguyên tắc 5W1H là How. Qua từ khóa này, bạn sẽ trả lời được câu hỏi về cách thức tiến hành dự án như thế nào là tốt nhất. Ví dụ:

• Làm thế nào để dự án thu hút khách hàng nhiều nhất?
• Các phương pháp để triển khai dự án thế nào?
• Dự án này cần bao nhiêu chi phí để triển khai?
• Giải pháp tối ưu cho bộ phận kinh doanh như thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất?
• Mỗi phòng ban cần phối hợp như thế nào?

Ứng dụng 5W1H trong marketing

Mô hình 5W1H được sử dụng rất phổ biến trong kinh doanh và marketing. Bạn có thể sử dụng mô hình này để nhìn nhận một vấn đề một cách toàn diện bằng việc đặt ra và trả lời các câu hỏi. Đặt vào bối cảnh một doanh nghiệp muốn cho ra mắt một sản phẩm mới, 5W1H được áp dụng như thế nào trong chiến dịch quảng bá sản phẩm của họ?

Cụ thể, 5W và 1H cần được xác định như sau:

• What: Sản phẩm đó là gì, có nguồn gốc, công dụng ra sao?
• Who: Xác định khách hàng mục tiêu là ai? Lúc này, bạn cần vẽ chân dung khách hàng của mình.
• Where: Bạn có thể tìm thấy khách hàng ở đâu? Sản phẩm hay dịch vụ của bạn phù hợp với khu vực nào? Các kênh để tiếp cận khách hàng hay đăng tải chiến dịch là gì?
• When: Khi nào thích hợp để bắt đầu chiến dịch? Thời điểm thích hợp nhất để giới thiệu sản phẩm đến công chúng? Có nên lựa chọn bối cảnh đặc biệt là ngày lễ nào không?
• Why: Vì sao sản phẩm này nên được ra mắt hay vì sao khách hàng nên chú ý tới sản phẩm đó? Sản phẩm của bạn có gì nổi bật so với các đối thủ trên thị trường? Ý nghĩa hay giải pháp mà sản phẩm mang lại cho khách hàng là gì?
• How: Tiến hành chiến dịch quảng bá sản phẩm như thế nào? Lên ý tưởng ra sao, cách thức thực hiện như thế nào? Các phương tiện cần có để triển khai chiến dịch là gì?

Ví dụ về 5W1H

Để hiểu hơn về mô hình 5W1H, bạn hãy cùng theo dõi những ví dụ thực tế dưới đây:

5W1H trong học tập

Trong học tập, mô hình 5W1H sẽ giúp bạn giải đáp những câu hỏi liên quan tới việc học như sau:

• What: Buổi học/bài học này nói về chủ đề gì?
• When: Khi nào bài học diễn ra?
• Where: Tiết học sẽ diễn ra ở đâu?
• Why: Tại sao bài học này lại quan trọng?
• Who: Ai sẽ là người giảng dạy bài học cho bạn? Ai sẽ là người học cùng bạn?
• How: Làm thế nào để hoàn thành bài học đó tốt nhất? Bạn rút ra được điều gì từ bài học?

5W1H trong thuyết trình

Việc thuyết trình sẽ trở nên đơn giản và dễ dàng hơn khi bạn sử dụng mô hình 5W1H. Đặc biệt, bạn có thể sử dụng những câu hỏi này dưới dạng hình khối để làm slides thuyết trình. Việc này rất đơn giản nên sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Ví dụ, bạn muốn thuyết trình về nhà văn Nguyễn Nhật Ánh, 5W1H sẽ giúp bạn xử lý những vấn đề sau:

• Who: Nguyễn Nhật Ánh là ai?
• Where: Quê hương của Nguyễn Nhật Ánh là ở đâu?
• What: Thuyết trình cái gì về Nguyễn Nhật Ánh?
• When: Nguyễn Nhật Ánh trở thành nhà văn khi nào? Lần đầu ông xuất bản cuốn sách đầu tay là vào năm nào?- Why:
• How: Làm thế nào Nguyễn Nhật Ánh trở thành một nhà văn được nhiều người yêu thích?

5W1H trong lập kế hoạch

Trong lập kế hoạch, mô hình 5W1H cnafg phát huy hiệu quả và tính ưu việt của mình. Ví dụ, bạn muốn lập kế hoạch học tiếng anh, 5W1H sẽ giúp bạn giải đáp những câu hỏi:

• What: Cần học những cái gì trong tiếng Anh?
• When: Khi nào nên bắt đầu học tiếng Anh?
• Where: Nên học tiếng anh ở đâu?
• Why: Tại sao nên học tiếng Anh
• Who: Học tiếng Anh của/với ai?
• How: Làm thế nào để giỏi tiếng anh trong 6 tháng?

5W1H trong sản xuất

Trong sản xuất, mô hình 5W1H sẽ giúp bạn xác định được những vấn đề như sau:

• What: Sản xuất cái gì?
• When: Sản xuất sản phẩm khi nào?
• Where: Sản xuất sản phẩm ở đâu?
• Why: Tại sao phải sản xuất sản phẩm đó?
• Who: Ai là người phụ trách sản xuất?
• How: Làm thế nào để sản xuất 1000/2000/3000… sản phẩm chất lượng trong thời gian ngắn?

5W1H trong marketing

Trong marketing, mô hình 5W1H sẽ hỗ trợ bạn lên chiếc lược cụ thể, chi tiết và đơn giản hơn cho sản phẩm. Ví dụ, công ty bạn đang cần giới thiệu sản phẩm thuốc nhuộm tóc thảo tới khách hàng, 5W1H sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề sau:

• What: Thuốc nhuộm tóc thảo dược có đặc điểm gì nổi bật?
• When: Nên bán thuốc nhuộm tóc khi nào?
• Where: Thuốc nhuộm tóc thảo dược nên được bán ở những kênh nào?
• Why: Tại sao khách hàng nên sử dụng thuốc nhuộm tóc thảo dược?
• Who: Nhóm đối tượng nào nên sử dụng thuốc nhuộm tóc thảo dược?
• How: Làm thế nào để đưa sản phẩm tới tay người tiêu dùng?

5W1H trong làm việc nhóm

Mô hình 5W1H được ứng dụng rất nhiều trong làm việc nhóm. Ví dụ, nhóm của bạn chuyên thực hiện các hoạt động liên quan tới sách. Bạn muốn tổ chức một buổi đọc sách hàng tuần cho tất cả các thành viên, những việc bạn cần giải quyết gồm có:

• What: Loại sách nào sẽ được đọc trong buổi đọc sách chung?
• When: Buổi đọc sách chung nên được tổ chức khi nào?
• Where: Nên tổ chức buổi đọc sách chung ở đâu?
• Why: Tại sao nên tổ chức một buổi đọc sách chung?
• Who: Những ai nên tham gia buổi đọc sách chung? Ai là người quản lý nhóm đọc sách chung?
• How: Làm thế nào để buổi đọc sách chung diễn ra thuận lợi?

5W1H trong giao tiếp

Trong giao tiếp, 5W1H sẽ giúp bạn có một cuộc nói chuyện rành mạnh, rõ ràng và hấp dẫn hơn. Nếu không phải là người giỏi nói chuyện, bạn cũng có thể áp dụng mô hình này để tự tin hơn trong giao tiếp. Giả sử, bạn cần gặp khách hàng để trao đổi về đơn hàng quần áo trong tháng tới. Trong cuộc nói chuyện của bạn cần trao đổi với khách những vấn đề sau:

• What: Quần áo loại gì? Có những kiểu dáng, mẫu mã và màu sắc nào?
• When: Khi nào thực hiện giao hàng?
• Where: Giao hàng ở địa chỉ nào?
• Why: (Trong trường khách muốn giảm giá sản phẩm) Lý do giảm giá?
• Who: Ai sẽ là người trực tiếp ký đơn hàng này?
• How: Cách để bán được giá tốt?

5W1H trong khởi nghiệp

Khởi nghiệp là một quá trình khó khăn cần nhiều sức lực, tiền bạc và thời gian. Bởi vậy, bạn cần chuyển bị cẩn thận trước khi tiến hành khởi nghiệp để tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro. Những vấn đề 5W1H sẽ giúp bạn đó là:

• What: Làm cái gì? Sản phẩm/Dịch vụ của doanh nghiệp là gì?
• When: Khi nào nên bắt đầu khởi nghiệp?
• Where: Địa điểm làm việc nên đặt ở đâu?
• Why: Tại sao nên khởi nghiệp mà không phải là đi làm cho doanh nghiệp?
• Who: Ai sẽ là người cùng khởi nghiệp với mình?
• How: Làm thế nào để khởi nghiệp thành công?

5W1H trong bán hàng

Bán hàng là cả một nghệ thuật vì tâm lý của người tiêu dùng luôn là mua những mặt hàng tốt với giá thấp nhất. Để có thể đảm bảo được mức giá doanh nghiệp đưa ra được thị trường chấp nhận, bạn cần có chiếc lược và chiến thuật cụ thể. Lấy một ví dụ, bạn muốn bán một bộ trang sức cao cấp, những vấn đề bạn cần tìm lời giải đáp đó là:

• What: Trang sức cao cấp được làm bằng loại đá nào?
• When: Khi nào nên bán bộ trang sức cao cấp đó?
• Where: Nên bày bán trang sức ở đâu?
• Who: Nhóm đối tượng nên sử dụng bộ trang sức này là ai?
• Why: Tại sao nhóm đối tượng … lại phù hợp sử dụng bộ trang sức này?
• How: Làm thế nào để khách hàng mua trang sức?

Kết luận

Như vậy HoangGH đã giới thiệu tới bạn đọc về phương pháp 5W1H là gì, ý nghĩa và giải nghĩa chi tiết các chữ cái trong khái niệm này. Hi vọng rằng bạn đã nắm được những thông tin cần thiết về 5W1H để có thể ứng dụng hiệu quả nhất vào công việc của mình.

Chúc bạn thành công!