Tất cả các doanh nghiệp khi muốn thực hiện một chiến dịch Marketing hay một hoạt động cũng đều cần dựa vào bản tóm tắt. Một bản Brief sẽ giúp cho những người quản trị biết được rằng doanh nghiệp của mình sẽ làm gì và chiến lược đó có khả thi hay không.
Vậy Brief là gì và để tạo nên một Brief hoàn hảo thì cần những yếu tố nào? Hãy cùng HoangGH đi tìm hiểu chúng qua bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
Brief nghĩa là gì?
Brief là một tài liệu với các hướng dẫn để chạy các chiến dịch và dự án tiếp thị được gửi từ khách hàng (Client) đến với các công ty dịch vụ Marketing (Agency) để thông báo các phương án cần thực hiện và các quy trình thực hiện nó.
Các tài liệu này được chia sẻ nội bộ trong công ty qua các vị trí khác nhau như copywriters hay graphic designers, để mọi người nắm rõ các nội dung mà khách hàng yêu cầu, đáp ứng tốt các nhu cầu khách hàng. Brief của bạn sẽ chứa các hướng dẫn và thông tin để đảm bảo rằng các dự án hoặc chiến dịch tiếp thị được đề xuất được thực hiện thành công.
Nếu bạn đang tự hỏi liệu việc tạo một bản brief có xứng đáng với thời gian của mình hay không, thì xin mời bạn tham khảo các phần tiếp theo để tìm hiểu lý do tại sao nó cực kỳ quan trọng đối với các chiến dịch hoặc dự án tiếp thị.
Tầm quan trọng của brief trong marketing
Như đã nói, brief được xem là một nền tảng vững chắc cho các bước đầu của chiến dịch tiếp thị. Điều này nhằm đảm bảo rằng tất cả các nhóm tham gia vào chiến dịch đều được cập nhật thông tin về tất cả các hoạt động đang diễn ra và các chiến lược sẽ được thực hiện.
Brief không chỉ là nền móng vững chắc của dự án quảng cáo mà còn có nhiều lợi ích khác. Dưới đây là một số lợi ích của việc tạo brief:
- Đặt mục tiêu rõ ràng cho chiến dịch tiếp thị của bạn
- Đưa ra cột mốc thời gian rõ ràng để dễ dàng theo dõi
- Giao trách nhiệm cho các thành viên hoặc các bên liên quan
- Giúp mô tả mục đích của chiến lược tiếp thị
- Đưa ra các phép so sánh sẽ giúp xác định sự thành công của chiến dịch của bạn
- Xác định đối tượng và kết quả mong muốn của một dự án hoặc chiến dịch
Nói tóm lại, một bản tóm tắt tiếp thị giúp mọi người cập nhật, làm rõ vai trò và mục tiêu, đồng thời đơn giản là loại bỏ khả năng xảy ra bất kỳ sự nhầm lẫn nào. Đó là lý do tại sao một bản brief được định dạng tốt và có cấu trúc tốt có thể tạo nên hoặc phá vỡ một chiến dịch tiếp thị.
Các loại brief thường gặp
Có 2 loại brief được sử dụng hiện nay:
- Creative brief.
- Communication brief.
Vậy Creative brief nghĩa là gì? Communication brief nghĩa là gì? Sự khác biệt giữa 2 loại brief này như thế nào? Hãy cùng Vietnix giải đáp chi tiết qua nội dung sau đây.
1. Creative brief
Đây là bản tóm tắt được sử dụng trong nội bộ của Agency do một nhân sự Account phụ trách viết riêng cho Creative Team để họ nắm được các yêu cầu chính mà doanh nghiệp muốn truyền đạt qua chiến lược Marketing.
Khi thực hiện Creative brief, người thực hiện không chỉ phải cung cấp thông tin cho Creative Team mà còn phải truyền động lực, khơi gợi khả năng sáng tạo để dự án được thực hiện một cách trơn tru, đột phá nhất có thể.
Nội dung bao gồm những ý chính sau đây:
- Job description: Mô tả các hạng mục công việc cụ thể mà Creative Team cần làm.
- Target Audience: Thông tin về đối tượng khách hàng mục tiêu cần hướng đến trong dự án (bao gồm độ tuổi, nhân khẩu học, sở thích, hành vi,…).
- SMP (viết tắt của Single – Minded – Proposition): Điểm khác biệt của sản phẩm so với những sản phẩm khác thuộc cùng ngành hàng có thể sẽ có tác động lớn tới tâm trí khách hàng.
- Key Response: Mục tiêu hành động của khách hàng sau khi chiến dịch đã diễn ra là gì? Ví dụ họ sẽ bàn tán về sản phẩm hay họ sẽ mua hàng,…
- Desired Brand Character: Mong muốn khách hàng sẽ cảm nhận gì về sản phẩm/dịch vụ.
- Budget: Ngân sách Client cung cấp để thực hiện chiến dịch.
2. Communication brief
Đây là bản tóm tắt được sử dụng làm căn cứ trao đổi giữa Client với người thuộc bộ phận Account của công ty Agency để hai bên có thể nắm được tình hình sơ bộ.
Đó là bản mô tả ngắn gọn trả lời cho 5 câu hỏi:
- Who?
- What?
- How?
- Where?
- Why?
Bản tóm tắt này cung cấp những thông tin cần thiết về dự án nằm trong các chiến lược marketing và thông qua chúng, Agency sẽ tiếp tục đào sâu để giải bài toán của Client.
>> Tham khảo: 5W1H là gì? Ý nghĩa và ứng dụng của 5W1H trong thực tế
Communication Brief mẫu cần có những nội dung sau đây:
- Project: Mục đích mà Client muốn hướng đến trong dự án triển khai chiến lược marketing.
- Client: Là từ dùng để nói đến tên đơn vị thuê Agency (có thể là doanh nghiệp hoặc cá nhân).
- Brand: Bao gồm toàn bộ các thông tin súc tích nhưng đầy đủ về thương hiệu đang được thực hiện trong toàn bộ chiến lược brand marketing. Để có thể đưa ra được những thông tin chính xác, bạn cần nghiên cứu kỹ càng.
- Project description: Mô tả những yêu cầu chi tiết về dự án cho Agency biết.
- Brand background: Thông tin nền tảng về thương hiệu, bao gồm:
- Phân tích thị trường, tình hình thương hiệu.
- Những vấn đề thương hiệu đang gặp phải.
- Đối thủ cạnh tranh và những thông tin cơ bản về đối thủ như điểm mạnh và điểm yếu,…
- Objectives: Mục đích truyền thông hàng đầu cần làm khi thực hiện các chiến lược marketing. Ví dụ như muốn tăng độ nhận diện thương hiệu hay tăng doanh thu,…
- Target Audience: Đối tượng khách hàng mục tiêu mà Client muốn hướng đến.
- Message: Thông điệp truyền thông chính của dự án.
- Coverage: Địa bàn địa lý sẽ thực hiện dự án chiến lược marketing này.
- Budget: Ngân sách dành cho dự án (có thể là ngân sách dành cho từng hoạt động cụ thể hoặc ngân sách dành cho cả chiến dịch).
- Timing: Thời gian mà Agency và Client sẽ gặp nhau để trình bày ý tưởng lần đầu tiên.
Các yếu tố để tạo nên một bản Brief hoàn hảo
Xúc tích, ngắn gọn và dễ hiểu
Việc nhồi nhét quá nhiều thông tin vào một bản tóm tắt chính là sự thiếu chuyên nghiệp. Khi một bản Brief có quá nhiều thông tin sẽ khiến cho người tiếp nhận bị rối và rất khó để có thể hoàn thành được yêu cầu và mục tiêu bạn đã đề ra. Vì vậy khi thiết kế nội dung của Brief cần phải xúc tích ngắn gọn, dễ hiểu và chứa đựng ý chính.
Việc định hướng nội dung của Brief là vô cùng quan trọng. Vậy nên, nội dung cần xoay quanh các vấn đề chính, mục tiêu cần thực hiện và những vấn đề có liên quan trực tiếp đến thương hiệu, dịch vụ hoặc sản phẩm.
Xác định mục tiêu rõ ràng
Để tạo ra được một bản Brief hoàn hảo ta cần phải tiến hành phân tích và nghiên cứu thị trường một cách triệt để. Đảm bảo rằng đã xác định được đúng mục tiêu cần truyền đạt để lập ra chỉ tiêu và những kế hoạch cụ thể.
Một bản Brief cần thể hiện được những mục tiêu quan trọng của dự án và những mong muốn đạt được ra làm sao. Sau đó thông qua các bản Brief người thực hiện sẽ có thể dễ dàng bám sát nội dung và thực hiện nó một cách hoàn hảo nhất.
Cung cấp các thông tin liên quan
Một bản Brief cần được liệt kê chính xác và đầy đủ các thông tin của bên liên quan chính để người thực hiện có thể định hướng cũng như dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết trong quá trình thực hiện.
Phân tích đối thủ một cách chi tiết
Các cụ đã có câu biết người biết ta trăm trận trăm thắng. Vì thế để có thể vượt qua đối thủ cạnh tranh để tìm kiếm những khách hàng mục tiêu chúng ta cần phải phân tích thật kỹ lưỡng về đối thủ. Để từ đó hoàn thành kế hoạch đề ra một cách tốt nhất.
Điều tiết thời gian một cách hợp lý
Thời gian quá dài hoặc quá ngắn cũng sẽ khiến các bản Brief không đạt được chất lượng tốt. Là một người làm Brief chuyên nghiệp cần phải biết cách sắp xếp và phân bổ thời gian sao cho hợp lý nhất. Thời gian là thứ ảnh hưởng nặng đến toàn bộ công việc cũng như kết quả thực hiện của một dự án.
Đảm bảo ngân sách dự phòng tốt nhất
Tài chính là điều không thể thiếu trong việc thực hiện chiến lược Marketing. Để đề phòng trường hợp xấu nhất xảy ra, người tạo Brief cần phải đề phòng cả các chỉ số tài chính có thể sẽ phát sinh. Nếu chẳng may xảy ra sự cố chúng ta vẫn có thể ứng phó kịp thời và không làm ảnh hưởng đến tiến độ của công việc.
Sử dụng phần mềm Briefing
Phần mềm Briefing giúp ta phân tích các yếu tố ảnh hưởng, đối thủ cạnh tranh và cả những khách hàng tiềm năng. Với công cụ này khách hàng và những thông tin liên quan sẽ giúp các bản Brief trở nên hoàn hảo nhất.
Quy trình làm việc với brief
Để tránh những mâu thuẫn không đáng có trong quá trình làm việc giữa client và agency, cần có quy trình cụ thể với brief. Dưới đây là 5 bước cơ bản trong quy trình làm việc.
Bước 1: Brief
Khách hàng sẽ cung cấp brief cho agency bao gồm các thông tin cần thiết để agency có thể nắm bắt thông tin đầy đủ và lên kế hoạch cho các dự án chiến dịch quảng cáo.
Bản brief là bước đầu tiên trong bất kỳ dự án nào và brief để khách hàng cũng như agency giao tiếp dễ dàng hơn.
Bước 2: Planning
Sau khi agency đã nắm rõ các yêu cầu của khách hàng, họ sẽ lên các kế hoạch từ tổng quan cho đến chi tiết cho các chiến dịch marketing.
Kế hoạch tổng quan sẽ là các ý tưởng lớn, ngân sách được sử dụng cũng như chiến dịch sẽ được triển khai như thế nào trên các nền tảng nào.
Bước 3: Production
Bản kế hoạch sẽ được gửi lại client và nếu bản kế hoạch được thông qua, agency sẽ tiến hành triển khai kế hoạch như tiến hành sản xuất các nội dung, hình ảnh, video để đưa lên các kênh thông tin quảng bá như đã thống nhất trong bản kế hoạch.
Bước 4: Advertising
Để các chiến dịch đạt hiệu quả tốt nhất, agency cần cụ thể hoá các kế hoạch chạy quảng cáo để tiếp cận được tệp khách hàng tiềm năng và tối ưu quảng cáo.
Bước 5: Report & Payment
Sau khi hoàn thành các chiến dịch, client và agency sẽ cùng ngồi lại để đút kết các kinh nghiệm và rút bài học từ chiến dịch trên để cùng nhau phát triển trong các bài học trên. Và bước cuối cùng là khoản nghiệm thu và thanh toán giữa hai bên.
Kết luận
Qua bài viết trên, HoangGH hy vọng bạn đã nắm rõ các thông tin về Brief là gì. Bạn có thể thấy Brief là một phần không thể thiếu trước khi phát triển bất kỳ chiến dịch nào. Do đó, khi làm brief, bạn nên thực hiện từng bước theo quy trình để không bỏ lỡ bất kỳ phần quan trọng nào của brief.
Chúc bạn thành công!
